Nastavte GDPR pravidla pro vaše newslettery v CentralNews
GDPR je za rohem a dotkne se i vaší databáze kontaktů, kterou využíváte k zasílání newsletterů a automatických mailů. Mailingový systém CentralNews je na změny řádně připraven. Vás čeká jen pár drobných nastavení.
Editace: 1. 6. 2018 ÚOOÚ vydal nové vyjádření k přímému elektronickému marketingu, které se vztahuje i na mailing. Více si přečtěte přímo na webu ÚOOÚ.
GDPR pro vaše kontakty
- K nastavení GDPR pravidel se dostanete přes menu Nástroje -> Nastavení -> GDPR
- Nejdříve nastavte dobu platnosti souhlasu. Ta značí, jak dlouho bude platit souhlas se zasíláním newsletterů pro každý nový kontakt.
- Po vypršení této doby musíte od každého zákazníka získat nový souhlas. V následujícím poli nastavte dobu před vypršením platnosti souhlasu, kdy se odešle žádost o prodloužení souhlasu. Doporučujeme odesílat týden až 14 dní před koncem platnosti souhlasu.
- V dalších krocích si nastavíte podobu automatických mailů a všechny potřebné údaje, jako jsou jméno odesílatele, mailová adresa a předmět. Nastavení už znáte z přípravy newsletterů v CentralNews. V systému jsme vám předvyplnili texty a předměty mailů, určitě se ale vyplatí věnovat čas unikátním textům pro vaše zákazníky. Nezapomeňte, že text musí obsahovat potvrzení souhlasu s odkazem. Vlastní podobu mailů a vyplnění potřebných údaje nepodceňujte, s nastavením vám pomůže náš návod.
- V následujícím bodu nastavíte stránku s poděkováním za udělení nebo prodloužení souhlasu. Můžete využít jednoduchou děkovací stránku v CentralNews, nebo vytvořit optimalizovanou stránku na vlastním webu. V tom případě stačí do CentralNews vložit odkaz.
Co se stávajícími kontakty?
Základní nastavení pro nové zákazníky už máme hotové. Ale co s těmi zákazníky stávajícími? Kontakty z vaší databáze je potřeba rozlišit na zákazníky, u kterých se nic nemění a ostatní kontakty, kterým musíte zaslat souhlas s dalším zasíláním mailů. Vše potřebné opět nastavíte v pár krocích přímo v CentralNews.
- Tentokrát otevřete nastavení kontaktů přes kartu Odběratelé -> Skupiny odběratelů -> editace konkrétní skupiny. Zde přibylo nové nastavení pro GDPR.
- Pokud jsou ve skupině odběratelů kontakty, které nemají nastavenou délku platnosti souhlasu, tedy dobu, po kterou jim můžete zasílat newslettery, zobrazí se vám informace o jejich počtu. Teď jsou to pravděpodobně všechny kontakty ve skupině.
- Zároveň je zde možnost toto datum nastavit. Pokud vyplníte datum např. "za 10 dní" a v GDPR nastavení jste zvolili, aby se 5 dní před vypršením souhlasu odeslala žádost o prodloužení, bude všem těmto odběratelům žádost odeslána právě 5 dní před vypršením. To je v tomto případě za 5 dní. (Nastavte si teď krátkou dobu, po odeslání mailům současným zákazníkům ji zase můžete prodloužit.)
Když si datum expirace nastavíte na 30. května, dobu pro odeslání žádosti nastavte např. na 5 dní předem. To znamená, že žádost odejde 25. května. Dávejte pozor, aby doba nešla do minulosti, maily se již neodešlou
- Aby se toto nastavení týkalo každého kontaktu nově přidaného do skupiny, zatrhněte možnost Automaticky odesílat potvrzovací email.
- V každé skupině kontaktů také můžete předchystat individuální maily i stránky pro udělení nebo prodloužení souhlasu.
A jak to bude fungovat?
Každý uživatel, který vám udělí souhlas, bude spokojeně dostávat vaše newslettery po celou dobu platnosti souhlasu, nebo dokud se sám neodhlásí. Uživatelé, kteří svůj souhlas neprodlouží, budou z CentralNews vymazáni.
Potřebujete s nastavením pomoct nebo poradit ohledně GDPR? Neváhejte se na nás obrátit.
